Записи о техническом обслуживании представляют собой письменные заметки, в которых содержится документация о техническом обслуживании определенной части оборудования. В большинстве случаев, когда люди говорят о такого рода записях в промышленных условиях, они имеют в виду формализованные отчеты и файлы, хранящиеся у владельцев автопарков, операторов промышленных предприятий или других деловых людей, занимающихся какой-либо работой с машинами. Ведение надлежащего журнала технического обслуживания и ремонта в этих сценариях обычно считается хорошей деловой практикой и может также требоваться по закону. Записи особенно полезны в управлении техническим обслуживанием, поскольку они помогают предприятиям поддерживать свое оборудование в хорошем состоянии, а также предлагают способ управления и отслеживания расходов на ремонт и профилактическое обслуживание.
Однако записи могут также использоваться отдельными лицами. Многие люди ведут подробные записи о личном обслуживании автомобилей, а также могут записывать обслуживание бытовой техники, такой как кондиционеры и резервные генераторы. Это может упростить необходимый ремонт, а также может сделать перепродажу намного более гладкой.
Независимо от специфики настройки, управление записями технического обслуживания часто важно по ряду причин. Например, график технического обслуживания может оказать неоценимую помощь специалистам по обслуживанию в диагностике повторяющихся проблем с машиной или транспортным средством. Кроме того, хорошие записи помогают руководителям отделов, сотрудникам и даже отдельным лицам гарантировать, что часть оборудования работает в соответствии с гарантиями производителя. Они также могут помочь компаниям отслеживать, когда необходимо провести профилактическое обслуживание оборудования.
Во всем этом также есть ценностная основа. Поддержание оборудования в хорошем рабочем состоянии — один из лучших способов защитить его как инвестиции, и документальное подтверждение такого ухода может сделать оборудование более желанным, если оно когда-либо было продано, поскольку есть доказательства того, что оно обслуживалось должным образом. Это справедливо как для предприятий, так и для частных лиц. Хорошим примером является продажа подержанных автомобилей: люди, которые могут подтвердить с помощью подробных записей, как часто их автомобили обслуживались и обслуживались, часто могут получить более высокую цену, чем люди, чьи автомобили выглядят в рабочем состоянии, но приходят только словесными обещаниями.
Тщательные записи также могут служить защитой от ответственности. Если компании предъявляют иск в связи с неисправным оборудованием, подробные записи могут быть необходимы для обоснования доводов компании и демонстрации, например, того, что была проведена комплексная проверка.
Личные записи, как правило, легче всего хранить, и обычно они представляют собой не более чем файл, содержащий квитанции и диагностические отчеты о замене масла в автомобиле, обслуживании и ремонте. Обычно также включаются результаты любых необходимых проверок безопасности или испытаний на выбросы. Такого рода отчеты могут быть довольно неформальными; основная идея состоит в том, чтобы вести журнал того, что произошло с машиной и когда. Они могут быть такими же простыми, как записная книжка, хранящаяся рядом с машиной, или оцифрованная электронная таблица с отсканированными отчетами и специальными заметками.
Процесс разработки бизнес-ориентированного плана записи технического обслуживания часто несколько более формализован. Во-первых, компания, как правило, проводит инвентаризацию всего своего оборудования. Любой элемент, который необходимо периодически проверять или ремонтировать, должен быть включен в этот список и ему должен быть присвоен номер для отслеживания. Программное обеспечение для обслуживания может оказаться полезным, помогая предприятиям систематизировать всю эту информацию. Независимо от того, задокументированы ли данные в электронном или печатном виде, обычно считается хорошей практикой хранить где-нибудь резервную копию на случай потери или случайного уничтожения данных.
После завершения инвентаризации записи просто необходимо обновлять всякий раз, когда выполняется работа. Как правило, в записях следует фиксировать, какой тип работы был выполнен и когда он был выполнен, а также кто фактически выполнял его. При проведении любых инспекций или испытаний оборудования в протоколе должно быть отражено, проводились ли инспекции или испытания в соответствии с инструкциями производителя и операционными процедурами компании. Расходы, связанные с работой и запчастями, также можно задокументировать, чтобы помочь отделам в прогнозировании бюджета.
Использование записей о техническом обслуживании особенно важно в заводских условиях, где ежедневно используется большое количество дорогостоящих машин. Эти записи могут помочь убедиться в том, что любое соответствующее техническое обслуживание оборудования или техническое обслуживание завода было завершено, чтобы обеспечить бесперебойную работу предприятия. Например, журнал технического обслуживания с подробным описанием любого ремонта или технического обслуживания может храниться на заводской машине. Этот журнал может помочь избежать несчастных случаев или остановок предприятия из-за неисправного оборудования.
Журналы также являются очень распространенной частью обслуживания автопарка. Компании, которые арендуют или владеют большими группами грузовиков, например, часто должны тщательно отслеживать, какие транспортные средства должны быть отремонтированы или потенциально нуждаются в обслуживании, прежде чем они будут отправлены в дальние поездки или вызовы по доставке. То же самое относится и к операторам флота самолетов; Авиакомпании и компании, занимающиеся коммерческими самолетами, по закону часто обязаны вести тщательный учет всех плановых услуг и ремонтов, поскольку это может помочь предотвратить несчастные случаи и проблемы во время полета.