Зарегистрированный архитектор — это фирма или индивидуальный архитектор, указанный в разрешении на строительство для строительного проекта, на который они заключили контракт. Разрешение получается путем отправки заявки, проектных чертежей и строительных спецификаций в регулирующий орган, отвечающий за территорию, где должно осуществляться строительство. Может быть более одного зарегистрированного архитектора, если разные архитекторы планируют работать над одним проектом. Крупная фирма также может установить рабочие отношения с местным архитектором, чье имя будет указано в заявке и разрешении.
Специальные навыки могут потребоваться для строительства в определенных районах, например, в сейсмически активных или имеющих определенный тип местности. Местный архитектор может контролировать работу проекта и, следовательно, становится зарегистрированным архитектором. В Соединенных Штатах, например, такой статус означает, что фирма контролирует проект, согласно Национальному совету архитектурных регистрационных советов (NCARB). NCARB требует, чтобы архитекторы соблюдали надлежащие юридические требования для регистрации, даже если они передают подготовку документов на аутсорсинг. В нем также излагаются критерии ответственности за контроль над проектами.
В соответствии с рекомендациями NCARB архитектор документации всегда должен контролировать то, что входит в документы, знать их содержание и профессионально подготавливать их. Они также должны вести учет, чтобы убедиться, что эти критерии соблюдены как минимум в течение пяти лет. Особое внимание уделяется качеству связи, и после выдачи разрешений на строительство следует установить связь по электронной почте между все стороны, участвующие в проекте.
Архитектор также должен быть открыт для обмена техническими файлами через серверы протокола передачи файлов (FTP) для максимально быстрой связи. Встречи и обзоры через Интернет — лучший способ для всех сторон быть в курсе проектов. Типовой закон и правила NCARB указывают архитекторам, как следовать этим правилам, когда документы готовятся в другом месте. Архитектор записей также всегда должен нести ответственность за профессиональное обращение со своей документацией.
Любой зарегистрированный архитектор также несет ответственность за соблюдение всех норм безопасности во время проекта. Это справедливо независимо от того, являются ли они основной фирмой для проекта или заключают контракт с более крупной архитектурной компанией. Независимо от контроля над ведением документации, большинство штатов США применили стандарт NCARB, а некоторые добавили требования, определяющие, как архитектор записи идентифицирует себя в документах.