Как правило, канбан-доска представляет собой физическую диаграмму, расположенную в центральной части производственного предприятия. Он предназначен для того, чтобы цели и задачи проекта были хорошо видны всем членам команды. Доски Канбан располагаются в ряды и столбцы, где каждый столбец или строка представляют определенную цель, проект или члена команды. Карточки или билеты помещаются в эту сетку для представления шагов или задач, связанных с каждой из этих целей. Для простых проектов может потребоваться всего дюжина карточек, а для сложных — сотни канбан-карточек.
Доски канбан – это распространенный инструмент, используемый в бережливом производстве. При бережливом производстве или производстве «точно в срок» компании стремятся свести к минимуму потери материалов, оборудования и времени. Производители, использующие эту стратегию, сосредоточены на том, чтобы каждый доллар и минута, потраченные на производство, приносили прибыль. Доски Канбан, названные в честь японского термина «рекламный щит» или «вывеска», помогают этим компаниям оптимизировать планирование и списки задач.
Карточки, используемые на канбан-досках, часто имеют цветовую маркировку, чтобы члены команды могли легко сортировать задачи. Например, высокоприоритетные задания могут быть записаны на красных карточках, в то время как конкретный сотрудник может искать зеленые карточки, чтобы найти свои обязанности. Карты могут быть самоклеящимися или вставляться в слоты, встроенные в каждую доску. По мере выполнения или корректировки заданий карточка убирается с доски или помещается в отдельный раздел. Новые задачи можно добавить в любое время, просто добавив новую карту.
Некоторые компании используют виртуальные доски канбан вместо физических для облегчения общения. Производители полагаются на специальное программное обеспечение для планирования проектов для создания этих плат, которые часто очень похожи на свои физические аналоги. Пользователи могут добавлять или удалять задачи одним щелчком мыши или даже перетаскивать карточки в разные части доски. Этот тип приложения служит эффективным способом совместной работы членов команды в разных местах над проектом.
Канбан-доски предназначены для устранения препятствий на пути производства и позволяют всем членам команды быть на одной волне. Они служат постоянным напоминанием о задачах, которые необходимо выполнить для достижения целей компании. Сотрудники не путаются и не понимают, в каком порядке должны выполняться задачи, поэтому они лучше подготовлены к выполнению своей работы. Как и бережливое производство, канбан-доски предназначены для устранения потерь и максимизации производительности и прибыли.